Tietosuojaseloste

Päivitetty 28.5.2025 

Vanha tietosuojaseloste on luettavissa oheisesta linkistä.

1. Johdanto

Toivo Group Oyj:n (”me”; ”Toivo”) toiminnan kannalta on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja. Noudatamme menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.  

Tämä tietosuojaseloste sisältää tietojen keräämisen perusteet ja sen, mihin kerättyjä tietoja käytetään. Tästä tietosuojaselosteesta ilmeneviä periaatteita ja toimintatapoja sovelletaan kaikessa toiminnassamme, johon liittyy henkilötietojen käsittelyä. Esimerkkejä sovellustilanteista ovat uudiskohteista tiedottaminen ja markkinointi kohderyhmille tai vuokrasuhteen hallinnointiin liittyvä henkilötietojen käsittely. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös työntekijöidemme ja työnhakijoiden sekä muiden Toivon yhteistyökumppaneiden henkilöstön henkilötietojen käsittelyyn. 

Rekisterinpitäjänä toimii Toivo Oyj ja/tai se konsernin yhtiöistä, jonka kanssa asioit. Tietosuojaseloste on konsernin yhteinen. 

2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Toivo kerää ja käsittelee henkilötietoja, jotta: 

• Potentiaalisille asiakkaille, kuten erilaisista Toivon kohteista kiinnostuneille henkilöille, ja nykyisille asiakkaille, kuten vuokralaisille, voidaan markkinoida, kohdentaa, tiedottaa ja viestiä Toivon tai valittujen kolmansien osapuolten palveluista, tuotteista ja kohteista esimerkiksi tiedotteilla, uutiskirjeillä, erilaisilla markkinointikampanjoilla tai kutsuilla tapahtumiin. Tämä pitää sisällään myös erilaisiin vuokrauskohteisiin liittyvän lisäpalveluista viestimisen, asiakastyytyväisyyskyselyjen lähettämisen ja niihin mahdollisesti liittyvät arpajaiset.  
• Toivon palveluita, tuotteita ja erilaisia kohteita voidaan hallinnoida. Tämä pitää sisällään myös Toivon vastaanottamien kohteisiin liittyvien tiedusteluiden ja hakemusten arvioimisen ja käsittelyn. Huoneenvuokrasopimuksen tekemistä ja perinnän suunnittelua varten Toivo tarkistaa hakijan henkilöluottotiedot.  
• Toivo voi hoitaa sopimuksista johtuvat velvoitteensa niin asiakkaita, yhteistyökumppaneita kuin esimerkiksi työntekijöitäänkin kohtaan. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi yhteistyösopimukseen, työsopimukseen tai vuokrasopimukseen liittyvien velvoitteiden noudattamista.  
• Toivo voi kehittää palveluita ja tuotteita sekä parantaa palveluiden ja tuotteiden käyttökokemusta. 
• Toivo voi ennaltaehkäistä, estää ja selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä, 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Toivolla on oikeutettu etu markkinoida, ylläpitää ja kehittää liiketoimintaansa. Toivo markkinoi, tiedottaa ja viestii oikeutetun edun perusteella potentiaalisille asiakkaille ja asiakkaille palveluitaan, tuotteitaan ja kohteitaan. Toivolla on myös oikeutettu etu ennaltaehkäistä, estää ja selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä. 

Hallinnoidessaan palveluita, tuotteita ja erilaisia kohteita Toivo käsittelee henkilötietoja olemassa olevassa sopimussuhteessa olevien kanssa sopimuksen tai lakisääteisen velvoitteen perusteella. Jos Toivolla ei ole sopimusta, Toivo käsittelee tietoja tähän tarkoitukseen oikeutetun edun perusteella tai lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi. 

Henkilöluottotietojen tarkastaminen pohjautuu luottotietolakiin joko perinnän suunnittelun tai huoneenvuokrasopimuksen tekemistä varten.  

Hoitaessaan sopimuksista johtuvat velvoitteensa Toivo käsittelee henkilötietoja sopimuksen perusteella.  

Lisäksi Toivo käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lainsäädännöstä, kuten kirjanpito- ja verolainsäädännöstä, johtuvat velvoitteensa.  

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös suostumukseen. Henkilötietojen käsittelystä kerrotaan kunkin suostumuksen, kuten suoramarkkinointia tai evästeitä koskevan suostumuksen, yhteydessä erikseen tietosuojalainsäädännön mukaisesti, jotta henkilö tietää, mihin suostumuksensa antaa.  

3. Keiltä keräämme henkilötietoja ja mitä tietoja keräämme? 

Keräämme henkilötietoja markkinointikohderyhmiin kuuluvilta henkilöiltä, potentiaalisilta asiakkailta, asiakkailta, asukkailta, sopimusyhteyshenkilöiltä, työntekijöiltä sekä työnhakijoilta.  

Keräämämme ja muutoin käsittelemämme henkilötiedot voidaan jaotella alla lueteltuihin henkilötietoryhmiin, joihin kuuluvista henkilötiedoista on annettu esimerkkejä. Esimerkkiluettelot eivät ole tyhjentäviä, sillä käsiteltävä tietosisältö riippuu muun muassa asiakkuuden tai muun relaation luonteesta sekä asiakkaalla tai asukkaalla olevista kohteista, tuotteista ja palveluista: 

A) Toivolle antamasi tiedot

• Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, syntymäaika, yhteystiedot; sekä  
• Lakisääteisiin vaatimuksiin ja verotukseen liittyvät tiedot, joita lainsäädäntö edellyttää meidän keräävän; 
• Sopimus- ja tuotetiedot; 
• Asiointitiedot, kuten viestintä asiakkuuden tai muun yhteistyön osalta ja asiakastyytyväisyyskyselyiden vastaukset; 
• Taustatiedot, kuten kansalaisuus, ammatti, työsuhdetieto ja toiveet vuokrattavasta kohteesta; 
• Taloudelliset tiedot, kuten henkilöluottotiedot, palkkatiedot, tiedot veloista ja omaisuudesta sekä suoritetut maksut, laskut ja perintätiedot; 
• Suostumuksia ja kieltoja koskevat tiedot, eli tiedot rekisteröidyn antamista suostumuksista ja kielloista esimerkiksi suoramarkkinointiin tai muuhun suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella tapahtuvaan viestintään.   

B) Palveluiden käytöstä havainnoidut ja johdetut tekniset tiedot:  

Toivo havainnoi ja johtaa tietoja evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla. Näillä teknologioilla kerätään tietoa käyttäjän selaamista sivuista, selaamisessa käytetyn laitteen mallista, yksilöllisestä laitetunnisteesta, IP-osoitteesta ja istunnosta. Toivo käyttää evästeitä seuraaviin tarkoituksiin: 

• Välttämättömät evästeet: nämä istuntoevästeet tai toiminnalliset evästeet ovat välttämättömiä, jotta verkkosivusto toimii oikein. Esimerkiksi nämä evästeet varmistavat, että lomakkeisiin antamasi tiedot voidaan todella lähettää. Istuntoevästeet tarkistetaan oletusarvoisesti. 
• Analyyttiset evästeet: nämä evästeet auttavat meitä ymmärtämään, kuinka käytät verkkosivustoa. Tätä tarkoitusta varten keräämme tietoja, jotka analysoimme. Käytämme näitä tietoja parantaaksemme verkkosivustojamme ja palveluita edelleen.  
• Markkinointievästeet: Näiden evästeiden avulla voimme räätälöidä mainoksia ja tietoja kiinnostuksesi mukaan. Markkinointievästeitä käytetään myös vuorovaikutukseen sosiaalisen median kanssa.  

Useimpien selainten valikossa on Help menu -kohta, joka kertoo tarkemmin sivuston käyttämistä evästeistä ja kuinka evästeiden käyttöä voidaan hallinnoida.  

C) Muista lähteistä kerätyt tiedot 

Keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esim. väestörekisteri, verohallinnon rekisterit) ja kaupallisilta tiedonvälittäjiltä, kuten henkilöluottotiedot luottotietotoiminnan harjoittajilta.

4. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Automatisoitu päätöksenteko perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Emme käytä henkilötietojen käsittelyssämme automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.  

5. Kuinka kauan käyttäjien tietoja säilytetään? 

Toivo säilyttää käyttäjien henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun tarjoamista varten tai lain salliman enimmäisajan. Tietojen säilytysajat voivat vaihdella käsittelyn tarkoituksesta, henkilötietojen luonteesta ja niiden käsittelyyn soveltuvista vaatimuksista riippuen. Poistamme tai anonymisoimme tiedot niiden säilytysajan päättyessä. 

6. Kenelle voimme jakaa tietojasi? 

Konserniyhtiöt  

Voimme siirtää henkilötietoja konserniin kuuluville yhtiöille konsernimme sisällä. Tällöin käsittely toisen konserniyhtiön lukuun tapahtuu käsittelysopimuksen perusteella.  

Palveluntarjoajat 

Siirrämme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin käsittelysopimuksen perusteella voidakseen tarjota palveluita Toivolle tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa. Tällaisia kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi yhteistyökumppanimme, joita käytämme esimerkiksi IT-palveluidemme tuottamisessa. 

Yritysjärjestelyt 

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä.  

Oikeudellisista syistä 

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.  

7. Kansainväliset tietojen siirrot 

Toivo pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen.  

Palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen. Tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen siirtoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. Toivo huolehtii tällöin henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi sopimalla asiasta henkilötietojen käsittelijän kanssa.  

8. Tietojen suojaus 

Tietoturva varmistetaan asianmukaisilla hallinnollisilla, teknisillä ja fyysisillä suojaustoimilla. 

9. Kolmansien palvelut 

Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain Toivon palveluun ja sivustoihin emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä sivustojen tietosuojaselosteet. 

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Toivo voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Jos tietosuojaselosteeseen tulee muutoksia, ilmoitamme näistä muutoksista aina tässä tietosuojaselosteessa. 

11. Sinun oikeutesi 

Tarkastusoikeus 

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja käsitellään.  

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista 

Sinulla on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä. 

Oikeus vaatia tiedon poistamista 

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.  

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä 

Sinulla on erikseen säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. 

Oikeus vastustaa tiedon käsittelyä 

Lisäksi sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten sekä muutoin siltä osin kuin käsittely perustuu meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen, ellei meillä ole perusteltua syytä säilyttää tietoa. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

Oikeus peruuttaa suostumus 

Mikäli tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.  

12. Oikeuksiesi käyttäminen 

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä:  

info@toivo.fi tai vuokraus@toivo.fi. 

Merkitse yhteydenottoon, mitä kappaleessa 11 mainittua oikeutta pyyntösi koskee. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi varmentamiseksi. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia.  

Mikäli koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, voit ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutettuun: https://tietosuoja.fi/etusivu.